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Financiero

Gestión Contable


 

Este módulo está orientado a desarrollar la gestión contable de forma ágil e integrada con el resto de los módulos. Opcionalmente permite desarrollar, además de la contabilidad general:

  • Gestión de contabilidad analítica.
  • Control contable presupuestaria.

Contabilidad General


 

1. Múltiples ejercicios independientes.

2. Planes contables, para cada empresa y ejercicio, independientes.

eXpertis permite definir diferentes planes contables para cada empresa.

3. Definición parametrizada del período contable.

El periodo contable no tiene que coincidir con el año natural.

4. Parametrización asientos predefinidos

Permite definir plantillas de asientos para introducir más fácilmente los apuntes repetitivos.

5. Clasificación de los apuntes

Clasifica los apuntes según sean de facturas de venta, facturas de compra, pagos, cobros, etc. para localizarlos más fácilmente en el diario.

6. Enlaces automáticos con otros módulos.

La introducción manual de los asientos se reduce enormemente ya que la mayor parte del normalmente voluminoso número de asientos necesarios, provendrá automáticamente de otros módulos del ERP: Cobros, Pagos, Facturación, Compras, Amortizaciones, etc.

7. Posibilidad de configuración por parte del usuario de sus propios balances personalizados.

eXpertis dispone de una herramienta que permite configurar al usuario del sistema contable sus propios informes contables: Cuentas de explotación, balances de situación, etc. con diferentes agrupamientos conceptuales y a diferentes niveles de detalle.

8. Parametrización de la longitud de cuentas, mayores y rango de control presupuestario.

eXpertis permitirá parametrizar a voluntad del usuario cada uno de estos conceptos en función del mayor o menor nivel de control que se exija.

9. Cierres mensuales disponibles.

eXpertis mantiene un doble sistema de fechas: fecha de apunte y fecha de cierre contable, de manera que se controlan los apuntes correspondientes a cada cierre realizado.

10. Control contable y presupuestario mensual.

eXpertis permitirá en todo momento, tanto la explotación acumulada total, como la acumulada a fecha, como la clasificada mensual, en función de cualquiera de las dos fechas de control y para cualquiera de las tres gestiones planteadas.

11. Búsqueda de descuadres.

Se permitirá, a través de su adecuada parametrización, la posibilidad de mantener excepcionalmente, descuadres en algunos asientos de contabilidad. Por supuesto, cualquier descuadre que haya sido tolerado por el sistema y por el usuario será siempre automáticamente localizado (cuando se desee).

12. Proceso automático de cierre y apertura de ejercicios.

eXpertis realizará automáticamente el cierre del ejercicio (regularización de existencias, regularización, pérdidas y ganancias, y cierre) y el posterior asiento de apertura.

13. Apertura y cierre provisional.

La apertura y cierre anteriormente descritos puede realizare, con carácter provisional, cuantas veces desee el usuario, de forma que podrá iniciarse un ejercicio y trabajar en él con saldos activos, sin necesidad de esperar al cierre definitivo del ejercicio anterior.

14. Herramientas de conciliación bancaria automática y manual.

eXpertis dispone de una herramienta de conciliación dual:

  • Automática, en la que se procede a la conciliación a partir de un fichero (según la norma 43 del Consejo Superior Bancario – CSB) aportado periódicamente por cada Banco. El programa se encarga de revisar las partidas automáticamente y sacar un detalle de diferencias encontradas.

  • Manualmente, para el caso en que los importes o fechas no coincidan exactamente. En este caso es el usuario el que hace la revisión de partidas y anota cuales son las correctas y las diferencias.

En ambos casos el programa guarda la fecha de la última conciliación, de esta forma se ayuda garantizar la correlación entre los saldos bancarios reales y los contables.

15. Contabilidad Analítica

El objetivo de este sistema es poder extraer la información económica de perdidas y ganancias, explotación, balance de situación, etc. clasificada por centros de coste. Dentro del concepto de centro de coste cabe englobarse dependiendo de la estrategia de control económico de la empresa, clasificaciones en función de departamentos internos, proyectos, campañas de trabajo, etc. Cualquiera de los movimientos contables podrá desglosarse por imputación a uno o varios centros de coste. Para que el mantenimiento del control analítico no suponga una sobrecarga de trabajo administrativo, se deben establecer previamente los valores y criterios de reparto. De esta forma con el curso normal de la facturación de las ventas, compras, etc. el sistema estará procediendo a la contabilización general e igualmente y en paralelo, a la analítica.

16. Contabilidad Presupuestaria

eXpertis permite el establecimiento de presupuestos para las cuentas contables al nivel de detalle que el usuario parametrice:

  • Para cada cuenta individual.
  • A nivel de mayores, es decir, por grupos de cuentas. (lo más habitual).

Una vez establecido el presupuesto para cada cuenta (o mayor) el sistema permite trasladar mes a mes el presupuesto, de forma que el posterior control se realice mensualmente. La construcción de un presupuesto normalmente resulta simplificada por la posibilidad de construir el presupuesto de cada año sobre la base del presupuesto del año anterior. Los informes presupuestarios informarán posteriormente de las desviaciones y el grado de cumplimiento de los presupuestos.


Gestión de tesorería


 

La Gestión de Tesorería de eXpertis está orientada al control de las carteras de cobros y de pagos pendientes para:

  • Gestionar los niveles de riesgo.
  • Controlar los compromisos de cobro y pago
  • Facilitar el trabajo administrativo asociado a la realización de los pagos y cobros
  • Facilitar el trabajo administrativo asociado a las declaraciones de impuestos.
  • Construir previsiones de tesorería

La gestión de tesorería recibe la información de facturas de venta y sus cobros asociados y facturas de compra y sus pagos desde los módulos de gestión de ventas y gestión de compras de eXpertis. Además de los registros de cobro y pago provenientes de otros módulos (facturación de ventas, facturas de compra, etc.), se permite la introducción de previsiones de cobro y pago (alquileres, luz, nómina, etc.) que unidas a las carteras permiten componer, por agregación, una previsión general de tesorería que estará orientada a la toma de decisiones de acción de mejora con los excesos / defectos de liquidez.

Se manejan los siguientes conceptos:

1. Formas o documentos de cobro

En donde se establecen con las formas de cobro normalmente utilizadas en la empresa (transferencia, cheque, recibo a la vista, pagaré, confirming, etc.), y se parametrizan las características generales de cada una de ellas (negociables, se exige o no impresión, etc.)


2. Condiciones de cobro (vencimiento).

En donde se establecen con los periodos de cobro utilizados por nuestros clientes.


3. Entrada directa de facturas de venta.

En ocasiones resulta de interés disponer de esta posibilidad de introducir de forma manual (o directa) facturas de venta que se imprimirán, enviarán y que ocuparán en el sistema la misma posición que el resto de las facturas automáticamente generadas por el sistema a partir de las expediciones, o a partir del cumplimiento de hitos de proyectos.
4. Días de cobro.

Se establecen los días de cobro que tienen establecidos nuestros clientes.


5. Divisas.

Relación de monedas con las que trabaja nuestra empresa. De cada una de las divisas se establecerá un valor de cambio a lo largo del calendario. Se puede mantener en el sistema un calendario de valores de cambio por divisa, que se aplicarán a los movimientos, facturas, etc. en función del día de cada documento.


6. Tipos de IVA.

Los tipos de IVA establecidos. Los coeficientes de IVA no son fijos (aunque si estables) por lo que se debe disponer siempre de la posibilidad de alterar los valores o registrar valores nuevos. Los tipos de IVA definidos se aplicarán a productos, clientes, proveedores y sus facturas asociadas.


7. Bancos propios.

Se deben mantener en el sistema, la relación de bancos propios con los que trabaja la empresa. Por cada uno de estos bancos se registrará una ficha completa con profusión de detalles asociados al banco, número de cuenta, dirección, número de teléfono, interlocutores, gastos e interés que aplica a los descuentos, etc.


8. Bancos de clientes.

Se establecen asimismo los bancos habituales de nuestros clientes, de forma que se disponga para su posible utilización de las alternativas de domiciliación de los cobros.


9. Entrada desde facturación comercial.

Se desarrolla de forma directa la entrada de la facturación de las ventas, ejecutada automáticamente en el módulo comercial, para la generación de la cartera de cobros y para su registro contable.


10. Parametrización de cuentas contables asociadas a los diferentes conceptos.

Necesaria para que cada venta, sin necesidad de hacer ajustes manuales y de forma se contabilicen correctamente en sus cuentas las ventas según los clientes y la naturaleza de la misma.


11. Control de la cartera de cobros.

eXpertis permite mantener un preciso control del estado de los cobros según su estado: negociado, no negociado, cobrado, vencido, etc. Esto significa que se mantiene el global de la cartera de cobros pendientes con posibilidad de analizarla de forma fraccionada según se haya producido en ingreso de los importes correspondientes, y según esté éste fuera o no de riesgo. eXpertis permite el análisis de la cartera, en función de múltiples criterios de: situación fecha de factura, cliente, fecha de vencimiento, importe, etc.


12. Posibilidad de emisión de “papel” en diferentes formatos.

eXpertis permite, en caso de que proceda, la emisión directa del papel: recibos, remesas, etc.


13. Obtención de los ficheros (CSB) de orden a bancos.

Cada vez más la gestión de los cobros se delega en los bancos. eXpertis tiene establecidos los procedimientos de construcción de ficheros informáticos de comunicación directa con nuestros bancos. eXpertis hace hincapié en la integración de sus informaciones con todos aquellos productos de banca electrónica cuya implementación suponga una reducción en los costes reales de las operaciones.


14. Remesas provisionales.

eXpertis ofrece la posibilidad de obtener remesas provisionales en las que se incluyan todos los cobros “remesables” incluyendo un precalculo con inclusión de los gastos por descuento y por cálculo de intereses.

15. Remesas definitivas.

Una vez analizada la información aportada por la remesa provisional esta puede confirmarse como definitiva de forma que se:

  • Construya el fichero de comunicación a banco.
  • Se emitan los documentos por impresora
  • Se contabilice el cobro de la remesa.

16. Control de devoluciones y sus gastos asociados.

Tras una devolución y tras identificar el registro correspondiente dentro de los cobros negociados, podrá marcarse en el sistema con opción a:

  • retroceder la situación del cobro
  • imputar gastos asociados
  • proceder a la correspondiente contabilización
  • construir automáticamente una factura de abono.

17. Formas o documentos de pago.

En donde se establecen con las formas de pago normalmente utilizadas en la empresa (transferencia, cheque, recibo a la vista, pagaré, confirming, etc.), y se parametrizan las características generales de cada una de ellas.

18. Condiciones de pago (vencimientos).

En donde se establecen con los periodos de pago utilizados con nuestros proveedores.

19. Entrada directa de facturas de compra.

Muchas de las facturas de compra deben introducirse de forma manual (o directa): Consumo eléctrico, teléfonos, etc. Estas ocuparán en el sistema la misma posición que el resto de las facturas automáticamente generadas por el sistema a partir de las generadas automáticamente por la herramienta de “conciliación” de facturas de compra.

20. Días de pago.

Se establecen los días de pago habituales en nuestra empresa.

21. Divisas.

Relación de monedas con las que trabaja nuestra empresa. De cada una de las divisas se establecerá un valor de cambio a lo largo del calendario, es decir: Se puede mantener en el sistema un calendario de valores de cambio por divisa, que se aplicarán a los movimientos de entrada, facturas de compra, etc. en función del día de cada documento.

22. Bancos de proveedores.

Se establecen asimismo los bancos de trabajo de nuestros proveedores, de forma que se disponga para su posible utilización para el pago por transferencia.

23. Entrada desde facturas de compra.

Se desarrolla de forma directa la entrada de la conciliación de facturas de compra, para la generación de la cartera de pagos y para su registro contable. Se contabilizan las facturas de compra con un criterio de “asiento por factura” de esta forma se garantiza la trazabilidad de los registros de información desde la contabilidad.

24. Parametrización de cuentas contables asociadas a los diferentes conceptos.

Necesaria para que cada compra, sin necesidad de hacer ajustes manuales y de forma se contabilicen correctamente en sus cuentas las compras según los proveedores y la naturaleza de los gastos o inversiones por compra.

25. Control de la cartera de pagos.

eXpertis permite mantener un preciso control del estado de los pagos según su estado: no pagado, emitido, pagado. Esto significa que se mantiene el global de la cartera de pagos pendientes divida en fracciones según se haya producido la orden de pago de los importes correspondientes, y según esté éste fuera o no de riesgo, es decir, se haya producido el pago efectivo. eXpertis permite el análisis de la cartera (además de por su situación), en función de múltiples criterios de: fecha de documento (factura), proveedor, fecha de vencimiento, importe, etc.

26. Posibilidad de emisión de “papel” en diferentes formatos.

eXpertis permite, en caso de que proceda, la emisión directa del papel: cheques, pagares, etc.

27. Obtención de los ficheros (CSB) de orden a bancos.

Cada vez más la gestión de los pagos se delega en los bancos. eXpertis tiene establecidos los procedimientos de construcción de ficheros informáticos de comunicación directa con nuestros bancos.

Previsiones de Tesorería.



El objetivo del módulo de previsiones de tesorería es aportar la posibilidad de gestionar los movimientos y saldos previstos globalmente de todas las cuentas de la empresa o individualmente de cada cuenta de la empresa. Para poder desarrollar esta función es necesario incluir la información de ingresos y gastos previstos no contemplados en las carteras, es decir:


1. Inclusión de gastos e ingresos extraordinarios.

Que se esperan para una fecha futura determinada.

2. Inclusión de gastos e ingresos periódicos.

Determinados gastos (e ingresos) en los que se incurrirá de forma periódica, regular durante un período (alquileres, nóminas, etc.) o de ingresos de la misma naturaleza periódica.

3. Posibilidad de simular las situaciones de tesorería previstas.

A partir de aquí el sistema permitirá construir la posición diaria de tesorería formada por movimientos reales y previstos. Se puede navegar hasta el detalle del movimiento. Se trata de una herramienta muy flexible para simular diferentes estadios de previsión. Visualización de saldos individuales de una cuenta o consolidados para todas las cuentas de la empresa Declaraciones de impuestos.

1. Declaraciones de IVA.

A partir de la información de la facturación de las ventas y de las compras el sistema proporciona la posibilidad de mantener el libro de IVA controlando el estado de cada registro de IVA soportado y repercutido y otorgando la posibilidad de realizar el cierre parcial.

2. Declaraciones de 347.

eXpertis Tesorería dispone de una herramienta para su obtención automática en formato impreso o digital.

3. Declaraciones de 349.

eXpertis Tesorería dispone de una herramienta para su obtención automática en formato impreso o digital.

4. Declaraciones de Intrastat.

Cuya obtención es realizada automáticamente por el sistema.

Gestión del inmovilizado.


 

La aplicación de gestión de inmovilizado está orientada a realizar el control de los activos de la empresa, su valoración patrimonial, así como sus planes de amortización establecidos y asignados a cada activo.

1. Tipos de amortización

En donde se establecen los métodos de amortización permitidos: Amortización lineal, porcentaje constante, dígitos crecientes y dígitos decrecientes, etc.

2. Grupos de amortización

En donde se establecen los agrupamientos de los activos según su naturaleza.

3. Elementos de amortización

En donde se establece el detalle de los valores de cada uno de los activos de la empresa: valor de compra, fecha de compra, fecha de inicio del plan de amortización, valor residual, plan de amortización, etc. Es importante señalar que el sistema permite registrar la diferencia entre fecha de adquisición y puesta en servicio del bien y llevar un control de la fecha de adquisición del elemento, independientemente de su puesta en servicio.

4. Activos

El sistema permite agrupar los elementos amortizables en torno a activos físicamente identificables.

5. Bienes parcialmente amortizados

Se realizan los cálculos a partir de una determinada fecha y sobre la base de amortización, teniendo en cuenta el pendiente que se desea amortizar.

6. Variaciones de condición

Se pueden introducir tantas variaciones de condición como se deseen, tipo de amortización, porcentaje y periodo de amortización.

7. Enlace automático con contabilidad

Con la periodicidad que se desee podrá solicitarse la amortización aplicable y, por aceptación incluir esta como definitiva y propiciar el traspaso del correspondiente registro a la contabilidad.

8. Enlace automático con compras

El sistema podrá sugerir la inclusión como elementos amortizables de las compras realizadas como inversiones, de forma que se evita que se realicen en nuestra organización inversiones que queden fuera del sistema.

Soluttia

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