Joomla project supported by everest poker review.

Gestión documental

Gestión Documental

INTRODUCCIÓN

Por una parte, el objetivo del presente documento es el de explicar el alcance y contenido del módulo de Gestión Documental contenido en Solmicro-eXpertis y desarrollado por SOLMICRO.

  • El documento, por un lado proporciona una visión general del módulo, explicando su ámbito de aplicación, por otro lado servirá como manual de usuario en el que se explican las funcionalidades de la aplicación.
  • Por otra parte, el objetivo de la Gestión Documental es el de facilitar el acceso conjunto, desde una única aplicación, a los documentos utilizados en los procesos de negocio de la compañía.

Información Estructurada / No Estructurada

  • Para cualquier organización, el sistema ERP que utiliza constituye la parte central de su información estructurada (Pedidos, Albaranes, Facturas, Nota de entrega, Etiquetas, etc).
  • Las herramientas de Gestión Documental constituyen el eje central para la gestión de la información no estructurada de la empresa, esta información es la que generalmente no se controla por el ERP, esto es, correspondencia, fax, e-mail y otros documentos electrónicos de interés.
  • Solmicro-eXpertis Gestión Documental propone integrar la herramienta de Gestión Documental con la funcionalidad propia del ERP, de esta forma aúna la información estructurada y no estructurada de la empresa, con lo que permitirá enlazar, archivar, anexar, recuperar y gestionar todos los documentos asociados a las transacciones del ERP, así como los documentos creados por el propio sistema.

Tipos de Información

Documentos de salida
    • Documentos internos a la organización no generados en Solmicro-eXpertis ERP.
    • Documentos generados por Solmicro-eXpertis ERP.
    • Son capturados automáticamente por la Gestión Documental, quedando archivados y enlazados con la operación realizada.
    • Permite tener la copia del documento generado, independientemente de posteriores modificaciones de datos.
Listados.
  • Documentos relacionados entre sí.
  • Documentos relacionados con entidades de Solmicro-eXpertis ERP.
  • Documentos generados por Solmicro-eXpertis ERP.
  • Son capturados automáticamente por la Gestión Documental, quedando archivados y enlazados con la operación realizada.
  • Descarga e impresión masiva de documentos.
  • Vista Previa.
 
Datos archivados
  • Documentos.
  • Índices a los mismos. Documentos de entrada
  • Cualquier fichero (documento) electrónico interno.
  • Cualquier fichero (documento) externo a la organización.

Objetivos

Los objetivos de Solmicro-eXpertis Gestión Documental son:

  • Mantenimiento de un Índice Documental.
  • Gestión optimizada en la consulta de datos.
  • Vínculo de documentos dentro de Solmicro-eXpertis ERP.
  • Gestión optimizada en la administración de los recursos internos, es decir, facilita la labor de administración.

TRATAMIENTO Y CONTROL

Solmicro-eXpertis entiende la gestión documental como una herramienta que permita:

  • Vincular con la información gestionada por Solmicro-eXpertis, otros documentos no generados directamente por la herramienta ERP (garantías de artículos, hojas de instrucciones, pliegos, etc).
  • Listar los documentos para crear un inventario de los mismos al que pueda acceder cualquiera de los usuarios de la aplicación; así como a la visualización de cualquier documento.
  • Gestionar un espacio único al que se puedan trasladar los documentos inventariados. De forma que su ubicación esté centralizada a la par que se evitan las duplicidades de documentos.
  • La forma óptima de gestión consistirá en la existencia de un Servidor específico donde se ubiquen y centralicen los documentos generados por cualquier operario.
  • Para cumplir con los objetivos anteriores Solmicro-eXpertis plantea dos tratamientos de la Gestión Documental:
  • Gestión Documental Básica X Permitirá registrar nuevos documentos a fin de completar un inventario de los mismos. X Permitirá trasladar los documentos desde los PC de los usuarios hasta el Servidor central de los mismos.
  • Gestión Documental Avanzada X Además de los aspectos referidos para la gestión documental básica, permitirá: generar una ficha técnica de cada documento, establecer una tipificación de documentos y generar automatismos que permitan la organización en destino de los documentos trasladados.

GESTIÓN DOCUMENTAL BÁSICA

Acciones a realizar

Solmicro-eXpertis ERP incorpora en todos sus maestros (pantallas de tipo mantenimiento simple), las acciones básicas de Gestión Documental.

- El acceso a estas se puede realizar a través del icono de proceso , y las opciones disponibles son:

Alta de Documentos
  • En la pantalla emergente se identificará la siguiente información: X Descripción del documento. X Tipo de documento: dato obligatorio. En la gestión documental básica, Solmicro-eXpertis asociará un valor genérico para este.
  • X Archivo Origen: El usuario localizará en su PC, mediante el icono , el fichero objeto del Documento generado.
  • X Carpeta Destino: El usuario identificará, mediante el icono , el directorio de destino al que se trasladará el fichero.
  • Efectos X Tras validar la información registrada (pulsar el botón Aceptar), Solmicro-eXpertis informará de: ƒ
  • La generación del nuevo documento y el correspondiente traslado* a destino, del fichero asociado al documento. (*) El traslado de ficheros únicamente será posible para usuarios que tengan permiso para realizar esta acción (ficha de operario – Mantenimiento de Personal-: 5 Permiso Gestión Documental).
  • ƒEl documento quedará vinculado al registro activo.
  • Vincular Documentos
    • Solmicro-eXpertis muestra la consulta interactiva de Búsqueda de Documentos. En esta podemos seleccionar otros documentos con la finalidad de vincularlos al registro activo.
    • X Proceso: Selección de registros +
    Documentos Relacionados

    En la pantalla emergente se muestra el listado de documentos vinculados al registro activo.

    GESTIÓN DOCUMENTAL AVANZADA

    Acciones a realizar

    Además de las acciones identificadas para la gestión documental básica, se incorporan las siguientes utilidades:

    • Asociar un tipo de documento predeterminado a cada una de las entidades-maestro de la aplicación.
    • Asignar automáticamente una nomenclatura estándar común a los Documentos.
    • Creación automática de una Ficha Técnica para cada Documento generado.
  • Generación automática de la estructura de directorios en el servidor destino de los ficheros.  Alta de Documentos
  • Solmicro-eXpertis permite el alta de documentos desde los registros de la aplicación o bien desde el propio mantenimiento de Documentos.
  • Clasificación de Documentos: mediante la asociación de tipos de documentos, a los nuevos documentos generados conseguiremos establecer una clasificación de los mismos que facilitará la posterior localización de estos.
  • Asignación automática de nombre para los ficheros.
  • Ubicación automática de los ficheros en una estructura de directorios lógica y organizada.  Vinculación de ficheros-documentos a los registros de información gestionados por Solmicro-eXpertis ERP.
  • INFORMACION

    Búsqueda Documentos

    Pantalla de tipo consulta interactiva donde el usuario podrá establecer determinados criterios de selección a fin de obtener la información deseada en cada momento, dividida en 3 zonas:

    • 1. Zona Superior (1): X Listado de los Documentos registrados.
    • 2. Zona Media (2): X Listado de los Documentos vinculados al seleccionado en la zona superior. X Vista Previa del documento seleccionado en la zona superior. X Solmicro-eXpertis permite editar en este documento a través de la vista previa. Ver proceso Guardar Documento del presente apartado.
    • 3. Zona Inferior (3): Donde se establecerán los criterios de selección: X Solapa Generales Título, Usuario, Fecha del Documento, de Alta o de Caducidad. X Solapa Propiedades Establecer el Tipo de Documento, Determinar los valores de los valores correspondientes a las propiedades asociadas al tipo de documento seleccionado, a fin de buscar los documentos asociados a estos. X Solapa Entidad: Permitirá establecer: El Tipo de Documento, Determinar los valores de los campos correspondientes a las entidades, a fin de buscar los documentos asociados a estos.
    Procesos
    • Guardar Documentos
      X Permite almacenar en nuestro sistema, los documentos seleccionados. Solmicro-eXpertis muestra la pantalla Explorador donde se seleccionará la unidad de almacenamiento y el directorio de destino.
    • Imprimir Documentos
      X Permite imprimir los documentos seleccionados.

    Consulta de Documentos

    Solmicro-eXpertis habilita este programa a fin de facilitar al usuario la consulta de información sobre aquellos documentos almacenados y relacionados con las entidades de nuestro sistema. De esta forma el usuario podrá consultar, por ejemplo:

    • Documentos relacionados con determinada entidad.
    • Entidades asociadas a determinados documentos.
    • Obtener la vista previa de determinado documento, etc
    • Obtener un informe con el listado de determinados documentos y sus características (ubicación, entidades y campos relacionados, etc)

    Pantalla de tipo Consulta Interactiva: el usuario para establecer la consulta de información podrá utilizar:

    • Criterios predeterminados por Solmicro-eXpertis, establecidos en la parte inferior de la pantalla: Código Documento, Fecha Documento, Entidad, Campo1, Campo2, Campo3, Campo4 y Campo5.
    • Filtro Dinámico: El usuario podrá establecer cuantas combinaciones considere oportunas.
Soluttia

©